Sí. Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas de España están obligadas a registrar diariamente la jornada de su plantilla. La obligación la introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

En esta guía te explicamos a quién afecta, qué datos hay que registrar y cómo hacerlo para cumplir sin complicaciones.

¿Qué empresas deben registrar la jornada?

Todas, sin importar su tamaño ni su sector. Da igual que tengas un único empleado o quinientos. La obligación se aplica a:

Trabajadores a jornada completa y a tiempo parcial.
Contratos indefinidos y temporales.
Personas que teletrabajan o trabajan fuera del centro (comerciales, técnicos, repartidores).

Hay algunas excepciones y particularidades, como la relación laboral especial de alta dirección o ciertos regímenes específicos (por ejemplo, el transporte o la marina mercante), que tienen sus propias normas sobre registro de tiempo de trabajo.

¿Qué datos debe incluir el registro?

La ley exige, como mínimo, el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, día a día. En la práctica, un registro completo suele incluir además:

Identificación de la empresa y del trabajador.
Fecha.
Hora de entrada y hora de salida.
Pausas e interrupciones, sobre todo cuando no computan como tiempo de trabajo.
Horas extraordinarias, si las hay.

Registrar solo el horario teórico (por ejemplo, "de 9 a 18") no es suficiente: debe reflejar la jornada realmente realizada.

¿Quién decide cómo se organiza el registro?

El sistema de registro se organiza mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. A falta de acuerdo, lo decide la empresa previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

¿Vale un registro en papel?

La ley no impone un formato concreto, así que el papel no está prohibido. Pero el registro tiene que ser fiable, no manipulable y estar disponible en todo momento para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Un sistema en papel o una hoja de cálculo es fácil de rellenar a posteriori o de modificar, lo que genera dudas ante una inspección y mucha carga administrativa.

Por eso cada vez más empresas optan por un sistema digital de fichaje que deje constancia de cada entrada y salida en el momento en que se produce y que guarde el historial de cualquier corrección.

Cumple con el registro de jornada sin papeleo

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¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?

Cuatro años, y deben estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Lo explicamos en detalle en cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada.

¿Qué pasa si no se cumple?

No llevar el registro de jornada es una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Puedes consultar las cuantías en nuestro artículo sobre sanciones por no llevar el registro de jornada.

Resumen

El registro diario de jornada es obligatorio para todas las empresas desde mayo de 2019.
Debe recoger, al menos, la hora de inicio y de fin de la jornada real de cada trabajador.
Hay que conservarlo cuatro años y tenerlo disponible para la plantilla y la Inspección.
Un sistema digital reduce errores, ahorra tiempo y facilita demostrar el cumplimiento.

Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional laboralista. La normativa puede cambiar: revisa siempre la legislación vigente o consulta a tu asesor.